Una dintre firmele străine, supărată de numeroasele încălcări ale clauzelor contractuale de către partener, i-a aplicat sancțiuni economice severe. Scrisoarea de intenție, care informa partenerul despre această decizie neplăcută, s-a încheiat cu rândurile: „Ne pare foarte rău că suntem nevoiți să facem acest pas fără precedent, care în niciun caz nu ar trebui să arunce umbră asupra prieteniei noastre de lungă durată.”
Cu acest exemplu, am vrut să arătăm că, chiar și într-o situație extrem de conflictuală, poți găsi forma corectă de a-ți exprima sentimentele. Regulile de scriere a scrisorilor se bazează pe acest principiu. Înainte de a scrie o scrisoare, trebuie să vă gândiți la conținutul acesteia și să aveți grijă de hârtie. Dacă scrisoarea este lungă, se ia o foaie de hârtie de dimensiunea obișnuită, se poate scrie și o scrisoare scurtă pe o jumătate de coală tăiată frumos. În orice caz, o scrisoare pliată de mai mult de două ori nu trebuie pusă într-un plic. Prin urmare, scrisorile lungi de pe mai multe coli necesită un plic de format mare non-standard. Textul dactilografiat este acceptat în corespondența de afaceri. Dar invitațiile, mulțumirile, felicitările, condoleanțe sunt scrise doar de mână – acest lucru subliniază sinceritatea, exprimă atitudinea ta caldă. Scrisoarea trebuie să înceapă cu un apel adresat destinatarului. Dă imediat tonul potrivit și determină percepția literei. De exemplu, cuvântul larg acceptat „respectat” printre noi sună neutru, cu un strop de formalitate rece, iar „dragă” transmite interesul personal al scriitorului. Nu puteți începe o literă cu cuvântul „bună ziua” – este folosită numai în conversația orală. O persoană educată se va adresa destinatarului său drept „profund respectat” sau „respectat”. În corespondența cu un corespondent străin, a fost adoptată adresa „domnule”. Cu toate acestea, dacă sunteți foarte familiarizat cu destinatarul, puteți scrie „draga”. Când te adresezi unei femei necăsătorite, trebuie să-i scrii întotdeauna numele. În Anglia și SUA, atunci când se adresează unei doamne, se obișnuiește să se indice numele și prenumele soțului ei, astfel încât adresa poate arăta cam așa: „Stimată doamnă Robert Hawks!” Scrisorile de recomandare nu ar trebui să menționeze doar că îi ceri o favoare pentru protejatul tău donându-ți timpul, dar trebuie să ai grijă să indicați că vă pasă de destinatarul scrisorii, căruia, fără îndoială, îi va plăcea să comunice cu un interlocutor interesant. Astfel de cuvinte sunt un fel de garanție pentru o persoană, care ar trebui reținută. La fel de important este sfârșitul scrisorii.De exemplu, dacă nu o închei cu cuvintele „Cu adevărat…”, atunci destinatarul scrisorii poate avea impresia că ești supărat pe el pentru ceva. Adresa destinatarului este indicată doar pe plic, iar adresa dumneavoastră trebuie să fie scrisă atât pe plic, cât și în scrisoarea propriu-zisă – înainte de salutul din colțul din dreapta sus sau la sfârșitul scrisorii după semnătura din dreapta. Data scrierii este plasata sub adresa. Pe un plic în străinătate, adresa este scrisă cu majuscule: numele țării în limba rusă, apoi adresa în limba țării, începând cu numele și prenumele (în ordine inversă față de tradiția noastră poștală).