E-mailurile pot fi o mană divină pentru interacțiunea cu colegii și partenerii de muncă. Dar există anumite pericole în e-mail dacă permiteți utilizarea anumitor fraze. Vizualizarea scrisorilor și răspunsul la acestea consumă o mare parte din timpul de lucru al majorității lucrătorilor de birou. Cu toate acestea, multe dintre mesaje pot fi mai mult enervante decât utile. Dacă vrei să te asiguri că colegii tăi nu tresară când văd un alt e-mail de la tine, asigură-te că nu folosești niște expresii dezamăgitoare.
Ce spune sondajul Utilizatorii Google Mail?
Sondajul anual pentru utilizatorii Google Mail a chestionat peste 1.000 de angajați. Au fost întrebați cum folosesc e-mailul. Inclusiv cât de des își verifică căsuțele de e-mail și cum se simt despre mesajele pe care le primesc. Și, de asemenea, cum preferă să interacționeze la birou. Sondajul a arătat că participanții petrec în medie 3,1 ore pe săptămână răspunzând la e-mailuri. Iar unele fraze îi irită cu adevărat.
25% dintre participanții la sondaj au răspuns că sunt supărați de cuvintele: „Nu sunt sigur dacă mi-ai văzut ultima scrisoare”. Au urmat expresii precum „vezi ultimul meu mesaj”, „cu privire la ultima noastră conversație” și „un progres în această problemă?”. Aparent, oamenilor chiar nu le plac e-mailurile de urmărire pentru a accelera lucrurile sau pentru a testa apele. Unele dintre celelalte expresii care i-au enervat pe oameni au inclus „îmi pare rău că mi-am dublat e-mailul din nou”, „vă rugăm să confirmați primirea”, „după cum s-a menționat anterior”, „după cum sa discutat” și „reatașez documentul pentru orice eventualitate”.
Ce concluzii ar trebui trase?
concluzia este evidentă: destinatarilor nu le plac mesajele repetate și duplicate pasiv-agresive. Mai ales dacă au anumite fraze de declanșare care le dezactivează. Deci, nu primiți niciun răspuns la e-mailurile dvs.? Este pentru că nu vor să răspundă, nu pentru că nu văd ultima ta postare. Acest lucru nu face decât să confirme concluzia anterioară despre ce fel de scrisori sunt defavorizați oamenii. De exemplu, profesioniștii în resurse umane intervievați de Glassdoor au inclus și expresia „cu privire la ultima mea scrisoare” ca exemplu de comunicare neprofesională. Ei au numit-o „o încercare pasiv-agresivă și foarte subțire acoperită de a transfera responsabilitatea pentru un proiect blocat asupra unei alte persoane.”
Deci, dacă Dacă dorești o interacțiune eficientă, este mai bine să sune încrezător, clar și ușor de înțeles.
Și încă câteva sfaturi la final. Trimiți e-mailuri unei persoane pe care nu o cunoști? Atunci vă rugăm să nu folosiți expresiile „în atenția părților interesate” sau „cui îi poate interesa”. Potrivit experților, este prea formal și impersonal. Desigur, acest lucru nu înseamnă că trebuie să vă adresați destinatarului cu cuvintele „Yo, dude!”, Dar puteți rămâne foarte bine la neutru „Bună, [nume].”